Escolhendo um serviço de e-mail no Reino Unido e na UE: GDPR, PECR e cobrança em euros

Em resumo

1. Para quem é este guia. Este guia é para equipes no Reino Unido e na União Europeia que enviam e-mails para clientes e precisam ter certeza de que seu provedor de e-mail atende às exigências jurídicas e financeiras.
2. Quem é o controlador e quem é o operador. Sob o UK GDPR e o GDPR da UE, você decide por que e como usa os endereços de e-mail dos seus clientes, o que faz de você o controlador.
3. Suboperadores e para onde vão os dados. Um provedor de e-mail raramente opera tudo sozinho.
4. Consentimento para e-mail de marketing: PECR e as regras da UE. No Reino Unido, o Privacy and Electronic Communications Regulations, geralmente abreviado como PECR, funciona em conjunto com o UK GDPR e regula o e-mail de marketing.
5. O e-mail transacional é uma categoria diferente. Uma redefinição de senha, uma confirmação de pedido ou um alerta de segurança faz parte de um serviço que a pessoa solicitou e não exige consentimento de marketing.
6. Cancelamentos, supressão e direito ao apagamento. Quando alguém cancela a inscrição, você precisa parar de enviar e-mails para essa pessoa.

Para quem é este guia

Este guia é para equipes no Reino Unido e na União Europeia que enviam e-mails para clientes e precisam ter certeza de que seu provedor de e-mail atende às exigências jurídicas e financeiras. Ele foi escrito para a pessoa que precisa responder a perguntas de um responsável pela proteção de dados, de uma equipe de compras ou de um contador, e não apenas para desenvolvedores.

São informações gerais, não aconselhamento jurídico. Seu próprio consultor decide o que se aplica ao seu negócio. O que podemos fazer é apresentar as perguntas que vale a pena fazer a qualquer provedor de e-mail, inclusive a nós.

Quem é o controlador e quem é o operador

Sob o UK GDPR e o GDPR da UE, você decide por que e como usa os endereços de e-mail dos seus clientes, o que faz de você o controlador. Um serviço de e-mail que envia em seu nome trata esses dados por você, o que faz dele um operador. A lei espera um contrato escrito entre os dois que defina o que o operador pode fazer com os dados.

Na prática, esse contrato costuma ser chamado de acordo de tratamento de dados. Se você trata dados pessoais de pessoas no Reino Unido ou na UE, entre em contato conosco sobre nossos termos de tratamento de dados para seus registros. Peça-os cedo, pois as avaliações de compras costumam ficar esperando esse documento.

Suboperadores e para onde vão os dados

Um provedor de e-mail raramente opera tudo sozinho. Ele pode usar infraestrutura em nuvem, ferramentas de suporte e serviços de pagamento, e cada um deles pode ter contato com dados pessoais. A boa prática é que o provedor liste esses suboperadores e avise você quando a lista mudar.

Peça-nos a lista atual antes de assinar e pergunte como você é avisado quando ela mudar. Se os dados forem enviados para fora do Reino Unido ou do EEE, um mecanismo legal de transferência precisa cobri-los, e o mais adequado depende da sua situação. Pergunte ao provedor qual mecanismo se aplica ao seu uso e peça ao seu consultor que o confirme antes de assinar.

Consentimento para e-mail de marketing: PECR e as regras da UE

No Reino Unido, o Privacy and Electronic Communications Regulations, geralmente abreviado como PECR, funciona em conjunto com o UK GDPR e regula o e-mail de marketing. Para pessoas físicas, em geral é necessário consentimento, com uma exceção limitada para clientes existentes que compraram algo semelhante e tiveram uma chance clara de recusar. As regras para mensagens a endereços de empresas são diferentes. A UE tem suas próprias leis nacionais baseadas na Diretiva ePrivacy.

Seja qual for a regra exata, a prática segura de trabalho é a mesma. Registre quando e como cada pessoa concordou, diga o que você enviará, inclua um link claro de cancelamento em todo e-mail de marketing e atenda-o rapidamente. Um cadastro com double opt-in é a forma mais fácil de manter um registro que você possa apresentar a um regulador.

O e-mail transacional é uma categoria diferente

Uma redefinição de senha, uma confirmação de pedido ou um alerta de segurança faz parte de um serviço que a pessoa solicitou e não exige consentimento de marketing. Isso só vale enquanto a mensagem for realmente transacional. Se você adicionar uma promoção a um recibo, reguladores e provedores de caixa de entrada podem tratar a mensagem inteira como marketing.

Mantenha também os dois fluxos separados na forma de envio. Use um subdomínio e um fluxo de envio para e-mails transacionais e outro para campanhas, para que uma reclamação sobre uma newsletter nunca atrase um código de login.

Cancelamentos, supressão e direito ao apagamento

Quando alguém cancela a inscrição, você precisa parar de enviar e-mails para essa pessoa. Para fazer isso de forma confiável, é preciso manter o endereço dela em uma lista de supressão, o que pode parecer entrar em conflito com um pedido de apagamento. A solução habitual é excluir o perfil e o histórico, mas manter o mínimo necessário para respeitar o cancelamento, que é o próprio endereço.

Verifique se as ferramentas que você usa permitem as duas coisas: suprimir um endereço para que nunca mais receba e-mails e remover o restante dos dados de uma pessoa quando ela pedir. Registre sua abordagem em seu aviso de privacidade para que a resposta seja sempre a mesma quando alguém perguntar.

Preços e cobrança em euros

Os planos do MigoSMTP podem ser cobrados em EUR. Na página de preços, o plano mensal de 10.000 e-mails custa €9, o de 100.000 e-mails custa €69 e o de 500.000 e-mails custa €299. Os e-mails extras acima do seu volume mensal são cobrados a €0,92, €0,78 ou €0,60 por 1.000 nos planos Starter, Growth e Scale. Há um plano gratuito com 1.000 e-mails por mês.

Você pode pagar mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou anualmente. O plano trimestral economiza 5%, o semestral economiza 10% e o anual dá dois meses grátis. Se sua equipe financeira precisa de detalhes específicos na nota fiscal, informe à nossa equipe de cobrança o que você precisa que conste nela ao se cadastrar. Os valores atuais estão sempre na página de preços.

Autenticação e entrega continuam sendo o mais importante

A conformidade não entrega seus e-mails. Quem decide isso são os provedores de caixa de entrada, e eles exigem SPF, DKIM e DMARC no seu domínio de envio, baixas taxas de reclamação e um cancelamento de inscrição fácil. Google, Yahoo e Microsoft publicam requisitos para remetentes em massa que se aplicam aos e-mails enviados do Reino Unido e da UE tanto quanto de qualquer outro lugar.

Configure a autenticação primeiro, comece com um pequeno volume de destinatários engajados e cresça em etapas. Nossos guias explicam os registros DNS e o warm-up, e nossa equipe pode revisar sua configuração antes de um grande lançamento.

Perguntas para fazer a qualquer provedor de e-mail

Peça os termos de tratamento de dados e leia-os. Peça a lista de suboperadores e como você é avisado sobre mudanças. Pergunte por quanto tempo os logs de mensagens são mantidos e se você pode controlar isso. Pergunte como os pedidos de supressão e de apagamento funcionam juntos e como você pode exportar ou excluir seus dados se for embora.

Depois, pergunte o que acontece quando algo dá errado: como você é avisado, com que rapidez consegue falar com uma pessoa e o que o provedor faz com um cliente que abusa do serviço. Um provedor que responde a essas perguntas com clareza costuma ser alguém com quem se pode trabalhar.

Leitura complementar e fontes

• Regulamento (UE) 2016/679 (GDPR), texto oficial
• ICO: marketing direto e privacidade e comunicações eletrônicas
• Google: Diretrizes para remetentes de e-mail

Faça no MigoSMTP: artigos da central de ajuda

• GDPR e e-mail: consentimento, registros, cancelamentos
• Gerenciar listas de supressão
• Autentique um domínio de envio no MigoSMTP: SPF, DKIM e DMARC

Guias e ferramentas relacionados

• Preços em euros: planos a partir de €9 por mês.
• Confiança e segurança: como lidamos com segurança e privacidade.
• Requisitos dos provedores de caixa de entrada: o que Gmail, Outlook e Yahoo esperam.