UK और EU में ईमेल सेवा चुनना: GDPR, PECR और यूरो में बिलिंग

संक्षेप में

1. यह गाइड किसके लिए है। यह गाइड यूनाइटेड किंगडम और यूरोपीय संघ की उन टीमों के लिए है जो ग्राहकों को ईमेल भेजती हैं और यह सुनिश्चित करना चाहती हैं कि उनका ईमेल प्रदाता उनकी कानूनी और वित्तीय आवश्यकताओं के अनुकूल है।
2. कंट्रोलर कौन है और प्रोसेसर कौन। UK GDPR और EU GDPR के तहत, आप तय करते हैं कि अपने ग्राहकों के ईमेल पतों का उपयोग क्यों और कैसे करना है, जिससे आप कंट्रोलर हैं।
3. सब-प्रोसेसर और डेटा कहाँ जाता है। ईमेल प्रदाता शायद ही कभी सब कुछ अकेले चलाता है।
4. मार्केटिंग ईमेल के लिए सहमति: PECR और EU के नियम। UK में, प्राइवेसी एंड इलेक्ट्रॉनिक कम्युनिकेशंस रेगुलेशंस, जिन्हें आमतौर पर PECR कहा जाता है, UK GDPR के साथ लागू होते हैं और मार्केटिंग ईमेल को नियंत्रित करते हैं।
5. ट्रांज़ैक्शनल मेल एक अलग श्रेणी है। पासवर्ड रीसेट, ऑर्डर कन्फ़र्मेशन या सुरक्षा अलर्ट उस सेवा का हिस्सा है जिसे व्यक्ति ने माँगा था, और इसके लिए मार्केटिंग सहमति की ज़रूरत नहीं होती।
6. अनसब्सक्राइब, सप्रेशन और मिटाने का अधिकार। जब कोई अनसब्सक्राइब करता है, तो आपको उसे ईमेल करना बंद करना होता है।

यह गाइड किसके लिए है

यह गाइड यूनाइटेड किंगडम और यूरोपीय संघ की उन टीमों के लिए है जो ग्राहकों को ईमेल भेजती हैं और यह सुनिश्चित करना चाहती हैं कि उनका ईमेल प्रदाता उनकी कानूनी और वित्तीय आवश्यकताओं के अनुकूल है। इसे उस व्यक्ति के लिए लिखा गया है जिसे डेटा संरक्षण प्रमुख, प्रोक्योरमेंट टीम या अकाउंटेंट के सवालों के जवाब देने होते हैं, केवल डेवलपरों के लिए नहीं।

यह सामान्य जानकारी है, कानूनी सलाह नहीं। आपका अपना सलाहकार तय करता है कि आपके व्यवसाय पर क्या लागू होता है। हम जो कर सकते हैं वह है उन सवालों को सामने रखना जो किसी भी ईमेल प्रदाता से, हमसे भी, पूछने लायक हैं।

कंट्रोलर कौन है और प्रोसेसर कौन

UK GDPR और EU GDPR के तहत, आप तय करते हैं कि अपने ग्राहकों के ईमेल पतों का उपयोग क्यों और कैसे करना है, जिससे आप कंट्रोलर हैं। आपकी ओर से भेजने वाली ईमेल सेवा वह डेटा आपके लिए प्रोसेस करती है, जिससे वह प्रोसेसर है। कानून दोनों के बीच एक लिखित अनुबंध की अपेक्षा करता है जो बताए कि प्रोसेसर डेटा के साथ क्या कर सकता है।

व्यवहार में उस अनुबंध को आमतौर पर डेटा प्रोसेसिंग एग्रीमेंट कहा जाता है। यदि आप UK या EU के लोगों का व्यक्तिगत डेटा प्रोसेस करते हैं, तो अपने रिकॉर्ड के लिए हमारी डेटा प्रोसेसिंग शर्तों के बारे में हमसे संपर्क करें। इन्हें जल्दी माँगें, क्योंकि प्रोक्योरमेंट समीक्षाएँ अक्सर इसी दस्तावेज़ का इंतज़ार करती हैं।

सब-प्रोसेसर और डेटा कहाँ जाता है

ईमेल प्रदाता शायद ही कभी सब कुछ अकेले चलाता है। वह क्लाउड इन्फ्रास्ट्रक्चर, सपोर्ट टूलिंग और पेमेंट सेवाओं का उपयोग कर सकता है, जिनमें से हर एक व्यक्तिगत डेटा को छू सकती है। अच्छा अभ्यास यह है कि प्रदाता इन सब-प्रोसेसरों की सूची दे और सूची बदलने पर आपको बताए।

हस्ताक्षर करने से पहले हमसे मौजूदा सूची माँगें, और पूछें कि बदलाव होने पर आपको कैसे बताया जाता है। यदि डेटा UK या EEA के बाहर भेजा जाता है, तो उसे एक वैध ट्रांसफ़र व्यवस्था के तहत होना चाहिए, और सही व्यवस्था आपकी स्थिति पर निर्भर करती है। प्रदाता से पूछें कि आपके उपयोग पर कौन-सी व्यवस्था लागू होती है और हस्ताक्षर से पहले अपने सलाहकार से उसकी पुष्टि करा लें।

मार्केटिंग ईमेल के लिए सहमति: PECR और EU के नियम

UK में, प्राइवेसी एंड इलेक्ट्रॉनिक कम्युनिकेशंस रेगुलेशंस, जिन्हें आमतौर पर PECR कहा जाता है, UK GDPR के साथ लागू होते हैं और मार्केटिंग ईमेल को नियंत्रित करते हैं। व्यक्तियों के लिए आमतौर पर सहमति चाहिए, एक सीमित अपवाद के साथ उन मौजूदा ग्राहकों के लिए जिन्होंने कोई मिलती-जुलती चीज़ खरीदी थी और जिन्हें बाहर निकलने का स्पष्ट मौका दिया गया था। कंपनी के पतों पर संदेशों के नियम अलग हैं। EU के अपने राष्ट्रीय कानून हैं जो ePrivacy निर्देश पर आधारित हैं।

सटीक नियम जो भी हो, सुरक्षित कार्य-पद्धति वही रहती है। रिकॉर्ड करें कि हर व्यक्ति ने कब और कैसे सहमति दी, बताएँ कि आप क्या भेजेंगे, हर मार्केटिंग ईमेल में स्पष्ट अनसब्सक्राइब रखें, और उस पर जल्दी कार्रवाई करें। डबल ऑप्ट-इन साइन-अप ऐसा रिकॉर्ड रखने का सबसे आसान तरीका है जिसे आप किसी नियामक को दिखा सकें।

ट्रांज़ैक्शनल मेल एक अलग श्रेणी है

पासवर्ड रीसेट, ऑर्डर कन्फ़र्मेशन या सुरक्षा अलर्ट उस सेवा का हिस्सा है जिसे व्यक्ति ने माँगा था, और इसके लिए मार्केटिंग सहमति की ज़रूरत नहीं होती। यह तभी तक सही है जब तक संदेश वास्तव में ट्रांज़ैक्शनल हो। यदि आप रसीद में कोई प्रमोशन जोड़ देते हैं, तो नियामक और मेलबॉक्स प्रदाता पूरे संदेश को मार्केटिंग मान सकते हैं।

भेजने के तरीके में भी दोनों स्ट्रीम को अलग रखें। ट्रांज़ैक्शनल मेल के लिए एक सबडोमेन और सेंडिंग स्ट्रीम और कैंपेन के लिए दूसरी उपयोग करें, ताकि किसी न्यूज़लेटर पर आई शिकायत कभी लॉगिन कोड में देरी न करे।

अनसब्सक्राइब, सप्रेशन और मिटाने का अधिकार

जब कोई अनसब्सक्राइब करता है, तो आपको उसे ईमेल करना बंद करना होता है। ऐसा भरोसेमंद ढंग से करने के लिए आपको उनका पता सप्रेशन लिस्ट में रखना पड़ता है, जो मिटाने के अनुरोध से टकराता दिख सकता है। आम समाधान है प्रोफ़ाइल और इतिहास को मिटाना, लेकिन ऑप्ट-आउट का सम्मान करने के लिए आवश्यक न्यूनतम, यानी पता स्वयं, रखना।

सुनिश्चित करें कि आपके उपयोग किए जाने वाले टूल दोनों करने देते हैं: किसी पते को सप्रेस करना ताकि उसे कभी दोबारा मेल न किया जा सके, और जब कोई कहे तो व्यक्ति का बाकी डेटा हटाना। अपना तरीका अपने प्राइवेसी नोटिस में लिखें ताकि हर बार कोई पूछे तो उत्तर वही रहे।

यूरो में कीमतें और बिलिंग

MigoSMTP प्लान EUR में बिल किए जा सकते हैं। प्राइसिंग पेज पर 10,000 ईमेल का मासिक प्लान €9 है, 100,000 ईमेल का €69 और 500,000 ईमेल का €299। आपके मासिक वॉल्यूम से ऊपर के अतिरिक्त ईमेल Starter, Growth और Scale पर प्रति 1,000 क्रमशः €0.92, €0.78 या €0.60 पर बिल होते हैं। एक मुफ़्त प्लान है जिसमें प्रति माह 1,000 ईमेल हैं।

आप मासिक, त्रैमासिक, छमाही या वार्षिक भुगतान कर सकते हैं। त्रैमासिक में 5 प्रतिशत की बचत होती है, छमाही में 10 प्रतिशत की और वार्षिक में दो महीने मुफ़्त मिलते हैं। यदि आपकी फ़ाइनेंस टीम को इनवॉइस पर कुछ विशेष विवरण चाहिए, तो साइन अप करते समय हमारी बिलिंग टीम को बताएँ कि उस पर क्या चाहिए। मौजूदा आंकड़े हमेशा प्राइसिंग पेज पर होते हैं।

ऑथेंटिकेशन और डिलीवरी अब भी सबसे ज़्यादा मायने रखते हैं

अनुपालन आपका मेल डिलीवर नहीं करता। यह मेलबॉक्स प्रदाता तय करते हैं, और वे आपके सेंडिंग डोमेन पर SPF, DKIM और DMARC, कम शिकायत दर और आसान अनसब्सक्राइब माँगते हैं। Google, Yahoo और Microsoft सभी बल्क भेजने वालों के लिए आवश्यकताएँ प्रकाशित करते हैं जो UK और EU से आने वाले मेल पर उतनी ही लागू होती हैं जितनी कहीं और।

पहले ऑथेंटिकेशन सेट करें, सक्रिय प्राप्तकर्ताओं के छोटे वॉल्यूम से शुरू करें, और चरणों में बढ़ें। हमारी गाइड DNS रिकॉर्ड और वार्मअप के चरण समझाती हैं, और हमारी टीम बड़े लॉन्च से पहले आपके सेटअप की समीक्षा कर सकती है।

किसी भी ईमेल प्रदाता से पूछने के सवाल

डेटा प्रोसेसिंग शर्तें माँगें और उन्हें पढ़ें। सब-प्रोसेसर सूची माँगें और यह कि बदलावों के बारे में आपको कैसे बताया जाता है। पूछें कि मैसेज लॉग कितने समय तक रखे जाते हैं और क्या आप इसे नियंत्रित कर सकते हैं। पूछें कि सप्रेशन और मिटाने के अनुरोध साथ में कैसे काम करते हैं, और यदि आप सेवा छोड़ें तो अपना डेटा कैसे एक्सपोर्ट या डिलीट कर सकते हैं।

फिर पूछें कि जब कुछ गलत होता है तो क्या होता है: आपको कैसे बताया जाता है, किसी इंसान तक आप कितनी जल्दी पहुँच सकते हैं, और सेवा का दुरुपयोग करने वाले ग्राहक के साथ प्रदाता क्या करता है। जो प्रदाता इन सवालों का सीधा जवाब देता है, आमतौर पर उसके साथ काम किया जा सकता है।

आगे पढ़ें और स्रोत

• Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), आधिकारिक पाठ
• ICO: डायरेक्ट मार्केटिंग और प्राइवेसी व इलेक्ट्रॉनिक कम्युनिकेशंस
• Google: ईमेल भेजने वालों के लिए दिशानिर्देश

MigoSMTP में करें: हेल्प-सेंटर लेख

• GDPR और ईमेल: सहमति, रिकॉर्ड, अनसब्सक्राइब
• सप्रेशन लिस्ट प्रबंधित करें
• MigoSMTP में सेंडिंग डोमेन ऑथेंटिकेट करें: SPF, DKIM और DMARC

संबंधित गाइड और टूल

• यूरो में प्राइसिंग: €9 प्रति माह से शुरू होने वाले प्लान।
• भरोसा और सुरक्षा: हम सुरक्षा और गोपनीयता को कैसे देखते हैं।
• मेलबॉक्स प्रदाता की आवश्यकताएँ: Gmail, Outlook और Yahoo क्या अपेक्षा करते हैं।